Arkivoversikt og informasjonsarkitektur

Kva er eit arkiv?

"Arkiv er dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet".

Eit arkivdokument har ein informasjonsverdi (innhald) og ein dokumentasjonsverdi(metadata)  som t.d. form, avsendar, dato etc. I arkivsamanheng er det viktig at dokumentet kjem inn i eit system som sorterer og bevarer denne verdien på ein føremålstenleg og systematisk måte, vi kallar dette eit arkivsystem.

Kommunen får inn dokumenter på fleire forskjellige måtar, dette kan vere digitale søknadar, e-postar, brev og så vidare. Desse vert systematisk journalført i rett arkivsystem. Dette fører til at ein dannar eit arkiv. 

Kommunen har fleire fag- og arkivsystem som inneheld dokument om borgarar og kommunen si verksemd. Ein har ikkje mulegheit til å samle arkivet i eit system, men strategien vår er å etablere ein saumlaus og sikker kommunikasjon mellom aktuelle faginstansar og borgarane. 

 

Arkivansvar og arkivplikt

Den øvste leiinga har ansvaret for at arkivarbeidet tilfredsstiller organets eigne behov og at det utførast i tråd med gjeldande lovar og reglar, derunder arkivlova med forskrifter.

Kommunedirektøren har det øvste ansvaret for arkivet i kommunen.

Det daglege og faglege ansvaret ligg til arkivleiar

Offentlege organ har plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organets verksemd, dersom det har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for sakshandsaming. Arkiveringsplikta gjeld uavhengig om dokumenta er utveksla med eksterne eller er utarbeida for intern bruk. Plikta til å arkivere er heller ikkje avgrensa til å berre gjelde dei dokumenta som er sakdsdokument for organet. Arkiveringsplikta omfattar derfor ei større gruppe dokumenter enn journalføringsplikta.

Arkivverdig informasjon – vert all kommunikasjon med kommunen lagra?

Når ein dannar eit arkiv er det reglar og retningsliner for kva ein skal arkivere. Sjå kommunen sin bevaringsplan. Sakshandsamar/arkivar vurderer om dokumentet/informasjonen er arkivverdig eller ikkje. Ein skal ikkje arkivere unødvendig informasjon – dette kallast arkivavgrensing.

Praktisk vert heile dokument arkivert, sjølv om ikkje all informasjon er nødvendig eller arkivverdig. Sjå fane for journalføring.

Offentleggjering og innsyn

Kommunen publiserer dokumenter på innsynssida vår. Kven som helst kan be om innsyn i dokumenter utan å grunngje innsynsførespurnaden.

Innsyn i offentlege dokument vert raskt handsama og sendt til den som har bede om innsynet.

Ved innsyn i dokument som er unnateke offentlegheita vert det gjort ei vurdering av dokumentsenteret som gjev tilbakemelding inklusive avslag med lovheimel eller medhald i innsynet.

Journalføring og journalføringsplikt

Offentlege organ har plikt til å føre journal fordi den ålmenne innsynsretten skal kunne nyttast. Myndigheiter og publikum skal vite at all korrespondanse vert registrert – og at den dermed kan ettersporast og overprøvast.

Det er tre kriterier som må vere oppfylt for at eit dokument skal vere journalføringspliktig:
1. Det må vere eit saksdokument for organet.
2. Dokumentet må ha kome inn til eller blitt sendt ut frå organet.
3. Dokumentet må både vere gjenstand for sakshandsaming og ha verdi som dokumentasjon.

Organinterne dokument (notater og liknande) er i utgangspunktet valfritt å journalføre, men nokre typar dokument er det pliktig å journalføre. For å sikre meiroffentlegheit har vår kommune fokus på å journalføre og publisere organinterne dokument.

Kva er sikker og usikker dialog

Med sikker dialog meinar ein kommunikasjon via kanalar som vert å rekne som sikre. Digitalt er dette kanalar der ein krev ID-autentisering gjennom ID-porten (BankID, BuyPass, MinID) for å få tilgang til dokument. Kommunen nyttar «Svar Ut»-forsendelse, brev frå denne kanalen er knytt opp mot person/organisasjonsnummer og hamnar i borgar/bedrift sin Altinn eller digitale postkasse (e-boks eller Digipost).

Brevpost vert også rekna som ein sikker kanal, men kommunen ser det mest føremålstenleg å nytte digital forsending. Brevpost vert særskild nytta viss personar er reservert i kontaktregisteret. Ved behov for ekstra sikker sending, som t.d. brev med svært sensitive opplysningar vert det nytta rekommandert brev.

E-post, usikra chat (t.d. Messenger) etc. krev ikkje autentisering, og vert å rekne som usikker dialog. Kommunen vil ikkje sende frå seg sensitiv informasjon gjennom slike kanalar. 

Fullelektronisk arkiv – kva skjer med originaldokument sendt til kommunen?

Dei fleste av kommunen sine system er no fullelektroniske, noko som vil seie at innskanna dokument vert å rekne som fullverdig originaldokument når dei er komplette og lesbare i  systemet. Ein kan dermed destruere innkomne dokument på papir, gitt at ikkje anna er bestemt i lov eller av andre juridiske årsaker (t.d. historiske dokument).

Der det ikkje er mulegheit for fullelektronisk lagring vert originalen lagra på papir.

Bevaring - kvar er arkivet oppbevart?

Kommunen oppbevarer eldre dokument på papir. Det arbeidast kontinuerleg med å overføre dette til interkommunalt arkiv i Ålesund (IKA MR). Ein del er dermed bevart hjå IKA og ein del i kommunen. Det kan dermed vere varierande leveringstid når ein ber kommunen om å finne fram eldre saker.

Nyare dokument er lagra i elektroniske system der kommunen har tilgang og kan enklare søkje opp desse.

Eldre dokument lagra elektronisk er deponert og lagra hos IKA MR. Dette kan for eksempel vere utgåtte fagsystem og liknande.

Tryggleiksnivå og tilgangsstyring

System har fleire tryggleiksnivå basert på gradering av informasjonen som ein finn i arkivsystemet. Tryggleik for sensitiv informasjon og personvern har høg prioritering og er lovpålagd. 

Sakshandsamarar i kommunen skal berre ha tilgang til dokument som er nødvendig for tenesteyting og gjennomføring av sine oppgåver. Ein sakshandsamar skal også ha ein grunn til å søkje opp graderte dokument.