Plan for periodisering og uttrekk

Plan for periodisering og uttrekk

I mai 2019 gjekk kommunen over til nytt sak/arkivsystem (Acos Websak) og det gamle sak/arkivsystemet (ePhorte) var periodisert og gjort uttrekk av. I tillegg er det frå våren 2021 på plass integrasjon frå skuleadministrativt system til sak/arkivsystemet.

Oversikt over eldre arkivdelar finn du under Oversikt over arkivbeholdning

Vidare plan for periodisering

Sak/arkivsystemet skal periodiserast kvart 8 år.

Vidare plan

Sak/arkivsystemet skal periodiserast kvart 8 år.

ArkivdelPeriodeNeste periodisering/ overlappingMerknad
Saksarkiv05.2019 -2024/26Overlappingsperiode frå 2024-2026 evt. 2026-2028
Personalarkiv05.2019 -2024/26Personale som har slutta skal periodiserast i 2024 eller 2026.
Elev-  og barnehageborn- arkiv05.2019 -2024/26Elevar og barnehageborn som har slutta skal periodiserast i 2024 eller 2026. (jmfr. IKA sitt ønske om 10 år, her bør vi ha kunne stå fritt til å gjere det slik vi vil)
Flyktning
Vaksenopplæring
Pasient
Skatt og innfordr.
Startlån

05.2019

-

2024/26Som ved saksarkiv
Gards- og bruksnr/ Byggesaksarkiv05.2019 -2024/26Som ved saksarkiv
Planarkiv05.2019 -2024/26Som over.
Sjukeavløysing
landbruk
05.2019 -2024/26Som over. - Kassasjon etter 10 år
    

 

Plan for uttrekk frå elektronisk journal frå avslutta perioder og system

 

System

Aktiv/

avslutta

MerknadPlan for uttrekkDato for uttrekk
K-2000AvsluttaIkkje tilgjengeleg elektroniskDump avlevert til IKA 
ePhorteAvsluttaTilgjengeleg i DocumasterDocumaster tek uttrekk2020
GericaAktivIntegrasjon mot Visma Arkiv, fullelektronisk frå 2021 2021
Visma VelferdAktivTidlegare Nav Sosial Sande. Historisk base med innsynVisma tek uttrekk ved overgang til interkommunalt samarbeid22.09.2021
Visma FamiliaAktivTidlegare Sande Barnevern. Historisk base med innsynVisma tek uttrekk ved overgang til interkommunalt samarbeid22.09.2021
Edlevo og Sikker ArbeidsflytAvsluttaOppstarta i 2020 - avslutta 2023Arkivintegrasjon med websak 
HS-ProAktivNy etter WinMed Helsestasjon, som er historisk base i HS-ProMelding om uttrekk sendt IKA MR 20202021
Winmed AllmennAktivPasientjournal legekontor   
Vitec-HKAktivPPT  
Acos WebsakAktivOppstart mai 2019sjå plan over 
VigiloAktivSkuleadministrativt system, oppstart 01.08.2023Skal ha integrasjon