Plan for dokumentforvaltning

Dokumentasjonsstrategien skal gi leiinga i kommunen eit styringsgrunnlag for dokumentasjonsforvaltninga. Strategien skal danne grunnlag for å fastsette mål og gjere det mogleg å måle måloppnåing.

Dokumentasjonsstrategien skal vere leiinga sitt styringsdokument for dokumentasjonsforvaltning og må sjåast i samanheng med internkontrollen.

Dokumentasjonsstrategi skal ha oversikt over dokumentasjonsplikter som gjeld for kommunen og kva dokument som er særleg viktig, organisering av arbeidet, oversikt over informasjonssystem, kommunikasjonskanalar, bevaring/minimiering/sletting av dokumentasjon, refererer til kommunens styringsdokument for informasjonssikkerheit, personvern, anskaffingar mm og gir ei vurdering av kommunane si etterleving av denne lova, jf. Lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver § 6.

Kommunen «skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet.» jf. arkivforskrifta § 4.

Mål og formål:

I fylgje den internasjonale arkivdanningsstandarden ISO 15489-1 er formålet med eit arkivsystem å sikre at arkivdokumenter blir skapt, arkivert og administrert på ein slik måte at bevis- og dokumentasjonsinnhaldet kan oppretthaldast og hentast fram på ein effektiv måte.

I tråd med dette har vi satt oss slike mål:

  • Alle arkivverdige dokument i kommunen skal arkiverast systematisk og vere enkle å finne fram.
  • Kommunen skal syte for meiroffentlegheit gjennom tilgang til dokument og offentleggjering av desse.   
  • Dokumenthandteringa skal vere effektiv og profesjonell.
  • Arkiv skal dannast elektronisk og prosessar knytt til dokumenthandtering skal automatiserast.  

Vedteken plan

xxx kommune sin dokumentasjonsstrategi er vedteken av kommunestyret i møte 00.00.00., jf. Lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, § 6 2. (etter ny lov)

eller

xxx kommunen sin arkivplan er vedteken av kommunestyret i møte 00.00.00., jf. Arkivforskrifta § 4. (noverande lov)