Lagringsstrategi

Kommunane har mange ulike system for å lagre dokumentasjon knytt til dei ulike fagområda. I tillegg er der mykje uformell dokumentasjon som blir lagra enten på den enkelte tilsette sitt lagringsområde eller på eit fellesområde. Det er viktig at dokumentasjonen blir lagra slik at dokumentasjonen berre er tilgjengeleg for dei tilsette som skal ha tilgang. 

Kommunal forvaltning er omfatta av reglar, lovverk og forskrifter som må overhaldast. Dette gjeld spesielt arkivlova, offentlighetsloven, forvaltningslover og regelverket rundt GDPR. 

Lagringsstrategien er ein del av kommunane sin dokumentasjonsstrategi. 

Målsetting 

  • Bygge felles forståing og felles semje om kva som skal lagrast kvar 

  • Informasjon lagrast på rett stad og (helst) berre ein stad 

  • Overhalde personvern og informasjonssikkerheit 

  • Sikre at informasjon ikke blir kjent for uvedkommende (konfidensialitet) 

  • Sikre at informasjon ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende (integritet) 

  • Sørge for at informasjon er tilgjengelig ved behov (tilgjengelighet) 

  • Overholde relevante lover og forskrifter 
     

Kvar skal dokumentasjonen lagrast 

Arkivverdig dokumentasjon 

Arkivverdig dokumentasjon skal arkiverast. Arkivverdig dokumentasjon er alle dokument som blir til som ledd i kommuna si verksemd, dersom det har verdi som dokumentasjon eller gjenstand for saksbehandling. 

Saksbehandling i fagsystem 

Ved saksbehandling i fagsystem, skal lagring foregå i fagsystemene. Fagsystema skal ha godkjent Noark5 arkivkjerne eller integrasjon mot godkjent Noark5 arkivkjerne. 

Felles lagring av uformell dokumentasjon 

Felles lagring for dokumenter som ikke finner sin naturlige plass i noen av de to over, lagres i mapper i Teams. Dette gjelder ikke arkivverdig dokumentasjon. 

Lagring av uformell dokumentasjon for den enkelte tilsette 

Lagring av uformell dokumentasjon som den enkelt tilsette arbeider med, eller har behov for å ta vare på, skal leggast i OneDrive til kvar enkelt tilsett. Dette gjeld ikkje arkivverdig dokumentasjon. 

Føresetnadar 

Kommunen skal kunne yte gode og effektive tenester til private, næringsliv og offentlege instansar. Det vil vere avgjerande at dei tilsette har digitale system som sikrar ein effektiv og sikker kommunikasjon, forvaltning, saksbehandling og tenesteproduksjon. Dette krev både god infrastruktur og hensiktsmessig programvare, men også at det blir lag til rette for tilstrekkeleg opplæring og gode rutinar og prosessar som sikrar maksimal bruk og utnytting av systema.