Personalmapper

Det vert oppretta ei ny personalmappe for kvar tilsett.

Personalmappene skal ha sakstype VPER, har fast skriveregel i malsak og integrasjon frå Visma Enterprise.

Dei “gamle” personalmappene i struktur som var oppretta ved inngang til nytt system i 2019 vert avslutta, men einingsleiar har lesetilgong til mappene. Det vert oppretta kryssreferanse mellom ny og gamal personalmappe.

Skriveregel for personalmappe

Tittel 1: Personalmappe
Tittel 2: fornamn og etternamn (skjerma tekst)
Klassering: Fødselsnummer vil ligge inne som standard ordningsprinsipp og gjeldande fødselsnummer leggast til som ordningsverdi ved å velje «Rediger» i menyfeltet
Arkivdel: PERS – Personalarkiv.

Tilsetjing og arbeidsforhold:

X-notat – leiar og personal/lønn er kopimottakar
Inngåande dokument - leiar er mottakar og den som står på brevet som kopimottakar vert ført som kopimottakar

Tittel 1	Tittelfelt 2	Type
Tilbod om stilling - signert	Stilling, %, fast/vikar, frå/tidsrom, avdeling	I
Tilbod om stilling, tidsavgrensa - signert	Stilling, %, fast/vikar, frå/tidsrom, avdeling	I
Konto og tilgong		X
Opplysningar til arbeidsgjevar		X
Politiattest	Heimel	X
Tuberkulosetest		X
Signert MRSA-skjema		X
Signert teiepliktsskjema, dersom det ikkje ligg i tilbodsbrev		X
Sikkerheitsinstruks		X
Tenesteattest / Tenestetidattest		U
Søknad om dekking av utgifter til databriller		I
Vedtak om dekking av utgifter for databriller		U
Avtale bruk av eigen bil i teneste		X
Avtale om bilgodtgjering		X
Avtale om elektronisk utstyr, avtale om mobiltelefon		X
Søknad/Krav om fast tilsetjing/fortinnrett til jobb frå (dd.mm.åå)		I
Tilbod om fast tilsetting etter krav/fortrinnsrett		U
Fast tilsetjing/fortrinnsrett til stilling frå (dd.mm.åå)		U
Avslag på krav om fast tilsetting/fortrinnsrett		U
Endringsoppseiing grunna forhold hos arbeidsgivar		U
Varsel om oppseiing		U
Søknad om overføring / byte av arbeidsstad frå (dd.mm.åå)		I
Overflytting til ny arbeidsstad frå (dd.mm.åå)		U
Endring i arbeidsavtale		U
Stadfesting av arbeidsforhold	Stilling, tidsrom, avdeling	U
Konstituering i (…..) stilling frå (dd.mm.åå)til (dd.mm.åå)	Stiling, tidsrom, avdeling (delegert vedtak)	U
Delegert mynde	Stilling, tidsrom, avdeling	U
Tilbod om sluttpakke frå (dd.mm.åå)		U
Tek i mot tilbod om sluttpakke		I
Oppseiing av stilling frå (dd.mm.åå)		I
Stadfesting på oppseiing av stilling		U
Opphøyr av stilling grunna alder		U
Signert avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 år		X
Varsel om opphøyr av arbeidsforhold (midlertidig tilsetting)		U
Senioravtale for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)		X
Arbeidsløyve	Beskrivelse	X
KS-heidersmerke 25 år		X
Gåve frå arbeidsgjevar – tenesteslutt		X

Kompetanse

Leiar er saksbehandlar, personalavdeling er kopimottakar

Tittel 1	Tittel 2	Type
Kompetanse - Vitnemål	Studiestad, studiepoeng	X
Kompetanse - Attest	Arbeidsgjevar	X
Kompetanse - Kurs	Type kurs	X
Kompetanse - Sertifikat/godkjenning for	Type godkjenning	X
Kompetanse - Autorisasjon	Type autorisasjon	X
NOKUT godkjenning av (……)utdanning frå <land>		X
NOKUT vurdering av (……)utdanning frå <land>		X
Kompetanse - Fagbrev	Type fagbrev	X
Kompetanse - Offentleg godkjenning	Type godkjenning	X
Søknad om økonomisk støtte til utdanning		I
Svar på støtte til utdanning	Type utdanning	U
Avslag på søknad om støtte til utdanning		U
Avtale om bindingstid - signert		I

Lønn og forsikring

Lønnsavdeling/lønsmedarbeidar er (kopi)mottakar (i tillegg til leiar der leiar ikkje sjølv har generert dokumentet)

Tittel	Type
Brev om ny løn og/eller stillingskode etter (……)forhandling	U
Fastsetting av ansiennitet grunna ny dokumentasjon	X
Melding om forhandlingsresultat	U
Melding frå KLP/SPK/NAV	X
Melding om yrkesskade	X
Melding om stopp av lønn ved maks. dato	X
Unntak frå arbeidsgivarperioden	X

Permisjon og fråvær

Leiar er mottakar og personal er kopimottakar på inngåande brev.
Permisjonar er dei som ikkje gjeld korte velferdspermisjonar, som:

Omsorgspermisjon
Foreldrepermisjon
Utdanningspermisjon
Sjukepermisjon

Tittel 1	Tittel 2	Type
Vedtak frå NAV om pleiepengar		X
Søknad om permisjon	Type permisjon, tidsrom	I
Svar på søknad om permisjon	Type permisjon, tidsrom	U
Avslag på søknad om permisjon		U
Referat frå møte		X
Innkalling til dialogmøte		U
Varsel om tap av rett til eigenmelding		U
Tap av rett til sjukmelding		U
Omplassering grunna helse		U
Avtale om utprøving av anna arbeid		X

Disiplinærsak/personalsak

Eiga sak i arkivdel DISI, sakstype PERB, tilgongskode PB

Innhald ei slik sak kan vere:

AKAN-saker
Åtvaring
Varsling
Bekymringsmelding
Referat frå møte/samtale
Melding til politi
Førehandsvarsling
Drøftingsmøte
Avskjed/suspensjon
Oppseiing
Korrespondanse med rettsinstans/advokat
Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane
Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (Advokat etc.)

Tittel	Dokumenttype
Åtvaring	I
Varsling	U
Bekymringsmelding	I
Referat frå møte/samtale	X
Melding til politi	U
Førehandsvarsling	U
Drøftingsmøte	X
Avskjed/suspensjon	U
Oppseiing	U
Korrespondanse med rettsinstand/advokat	U / I
Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane	U / I
Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (advokat etc.)	X

Rutine for politiattest

Rutine for å hente inn, godkjenne og registrere/arkivere

Føremål

Prosedyra beskriv kven som skal levere politiattest, kven som er ansvarleg for innhenting og korleis dokumentere at gyldig politiattest er lagt fram.

Føremålet er å sikre at alle tilsette som skal yte tenester der det er krav om tilfredstillande politiattester har dette og at Sande kommune kan dokumentere det for ettertida.

Omfang/Virkeområde

Alle område der det er stillingar/oppdrag med krav til politiattest. Slikt krav går fram av lova.
Aktuelle område: Skule, barnehage, helse og omsorg, brannvesen, kultur, arkiv/informasjonstryggleik.

Ansvar

Leiar er ansvarleg for innhenting, kontroll og loggføring av gyldig politiattest.

Aktivitet/skildring

Politiattest skal innhentast før den tilsette tek til i arbeidet.
Ved utlysing av stillingar skal det gå fram av annonseteksta om det er krav til politiattest for den aktuelle stillinga.
Attest skal berre krevjast av den søkjaren som får tilbod og som takkar ja til stillinga. Det skal i tilbodet takast atterhald om at merknadar på politiattesten kan føre til endring i tilbodet om stilling.

Leiar sender stadfesting på føremål til søknad om politiattest til den tilsette/oppdragstakar.
Søkjar sender inn elektonisk søknad på politiet sine heimesider og legg ved kopi/tek bilde av føremål.
Leiar skal få sjå kopi av politiattesten, men attesten skal ikkje oppbevarast hos arbeidsgivar! Leiar må kontrollere at: føremålet og heimelen for politiattesten skal stemme med tilsetjinga/oppdraget, attesten ikkje er eldre enn tre månadar, attesten skal vere uten merknadar som ikkje opp vilkåra for tilsetjing.
Leiar lagar merknad i personalmappa på at tilfredsstillande attest er levert

Publisert av Kathrine Husø Johansen

Sist endra 01.02.2024 11:16