For arkivtenesta vil det vere fleire system som har arkivinformasjon, men hovudsystemet for arkivering er sak- arkivsystemet. For sak- arkivsystemet vil ikkje nedetid vere veldig kritisk, gitt at all informasjon blir tilgjengeleg igjen når systemet er tilbake i drift. 

For andre system i kommunen med arkivverdig informasjon vil også kortare nedetid vere kritisk, det vil vere eigne nødrutinar knytt til desse systema. Søre Sunnmøre IKT som er kommunen sin IKT leverandør har sikra den elektroniske basen til sak- arkivsystemet med backup. Ved ikkje-planlagde hendingar vil Søre Sunnmøre IKT jobbe for å få systemet tilbake i drift igjen og eventuelt tilbakeføre backupversjonen av systemet ved behov.  

Planlagt nedetid 

Ved planlagt nedetid for sak- arkivsystemet skal denne varslast i god tid slik at saksbehandlarane får henta ut relevant dokumentasjon. 
 

Kort nedetid for sak- arkivsystemet 

For sak- arkivsystemet er det ikkje kritisk med kortare nedetid sjølv om denne nedetida ikkje er meldt på førehand. Dersom dette skjer avventar arkivtenesta innregistrering av ny dokumentasjon til systemet er tilbake i drift.  

Langvarig nedetid for sak- arkivsystemet 

Dersom det blir langvarig nedetid, over ei veke, må kommunen vurdere nødjournal og eventuelt manuelle løysingar for mottak og utsending av dokumentasjon. 

Nødjournal 

All registrering av inngåande og utgåande post skal registrerast i ein nødjournal dersom dette blir bestemt. Ein nødjournal er ei oversikt med dei punkta som er lovfesta ved føring av ein journal; journalføringsdato, fortløpande nummerering, namn på sendar eller mottakar, opplysningar om innhald eller emne og dokumentdato. 
 

Dersom det blir ført ein nødjournal skal saksbehandlar berre få ein kopi av brev i papirversjon. Original skal oppbevarast ved arkivtenesta slik at dei kan journalføre dokumentasjonen i sak- arkivsystemet så fort systemet er tilbake i ordinær drift. 

Det er gjennomført risiko og sårbarheitsanalyse for sak- arkivsystemet. Der er også vist til relevante rutinar for å redusere sannsynet for uønska hendingar. 

Acos WebSak – Risiko og sårbarheitsanalyse personvernretta – sak- arkivsystem 

Ros analyse digital kommunikasjon 

WebSak pluss - tillegg til ROS Acos WebSak